Susanne (Hanna) arbetsbeskrivning
Denna sida ska innehålla allt som Hanna behöver veta. Rutiner, dokument, etcetera.
Vad gör jag om någon mejlar en fråga?
- Undvik frestelsen att svara direkt. Ping-pong konversationer via mail är stora tids-tjuvar och uppmuntrar bekvämlighets-mejlande. Vi vill att folk ska läsa informationen på hemsidan.
- Efter 1-2 dagar svarar du kort och trevligt, och skicka med en länk till fler svar på vanliga frågor. Uppdatera eventuell ”frågor och svar” på hemsidan med den fråga som du precis fått.
Exempel:
Hej Maj-Lis,
Vad roligt att du är intresserad av Överås slott! När det gäller din fråga om att ta med egen alkohol så går det bra. Svar på fler vanliga frågor hittar du här: https://www.overasslott.se/fragor-och-svar/, och om du vill preliminär-boka ditt datum så gör du det här: https://www.overasslott.se/preliminar-boka/. Preliminär-bokningen gäller i två veckor och är inte bindande.
Varmt välkommen!
Hjärtliga hälsningar
Hanna
Vad gör jag om telefonen ringer?
Om det är ett nummer som du INTE har lagt in i din telefonbok och du INTE har jour, så låt det ringa. Om samma nummer ringer en tredje gång på en kort tid så är det säkert viktigt, annars kommer de flesta söka andra lösningar (t.ex. läsa innantill på hemsidan, eller skicka ett mail (som du kan svara på när det passar dig)). Ingen förväntar sig ständig telefonpassning och allt för ofta ringer folk för att ställa frågor som det går att läsa sig till. Det bästa är att helt ta bort telefonsvararen så att man inte kan lämna meddelande.
Har du jour, eller om det ringer en person som du tror är viktig att få ett live-samtal med, så svarar du naturligtvis. Men vi ska aldrig förmedla budskap av typen ”Om det är något så är det bara att ringa – jag har telefonen med mig hela tiden”. Istället vill vi förmedla budskapet ”Det finns instruktioner för allt nödvändigt, ha dem nära till hands så kommer ni lösa det här bra. Om ni, mot förmodan, stöter på ett problem som ni inte lyckas lösa med hjälp av problemlösnings-instruktionerna så går det i nödfall nå mig på det här numret…”
Vad gör jag när en preliminär-bokning kommer in?
Bekräfta preliminär-bokningen. Exempel på svar genereras av WP-robot.
Vad gör jag när ett kontraktsunderlag kommer in?
Bekräfta och skicka länk till tidsbokning. Exempel på svar genereras av WP-robot.
Vad gör jag när någon bokar ett kontraktsbesök?
Bekräfta och skicka med ett rejält länkar så att alla kommer väl förberedda till mötet. Exempel på svar genereras av WP-robot.
Vad ska jag göra under kontraktsbesöket?
- Hälsa dem välkomna och tala om vad som kommer hända (ta en rundtur, svara på eventuella frågor, titta på kontraktet) under de ca 30 minuter som mötet brukar ta.
- Visa dem runt i lokalerna på entréplan.
- Låt dem ställa sina frågor.
- Använd bak-trappan och ta en snabb tur på källarplan bara så att de har sett det, berätta att det inte finns så mycket att säga om det. Allt finns i instruktionerna. Återvänd till den plats som du tycker visar Överås från sin bästa sida (t.ex vestibulen).
- Fråga besökarna: 1) Vad var det som gjorde att ni blev intresserade av Överås slott? 2) Av ren nyfikenhet, vad tycker ni att vi erbjuder som är svårt att hitta på andra ställen? 3) Om ni bestämmer er för Överås, vad tror ni era gäster kommer uppskatta mest med att vara här? 4) Ok, hur känns det… ska vi titta på kontraktet?
- Visa kontrakten och, med penna i hand, gå igenom uppgifterna på första sidan i stora drag. Berätta att de bifogade hyresvillkoren är en exakt kopia av de villkor som finns nätet.
- Be om legitimation och stäm av uppgifterna.
- ”Jag lämnar er en stund så kan ni titta på det i lugn och ro, eller om det är någon av lokalerna ni vill titta på igen”. Lämna kontrakt och penna. Gör ett ärende i huset och kom tillbaka efter fem minuter eller så.
- Låt dem inleda konversationen när du kommer tillbaka. Säger de att de vill skriva under kontraktet, men inte redan gjort det, så låt dem göra det. (Berätta att då återstår bra för dig att sätta dig ned i början av veckan och dubbelkolla allting. När det är dubbelkollat, skriver du under och och lägger det på postlådan. Berätta också att vi brukar göra en kreditupplysning som en ren formalitet (och eventuellt att du inte tänker göra det i deras fall)). Om de inte vill skriva under direkt så berätta att det är ok att ta med sig kontrakten hem och fundera innan de skriver under. Berätta att du förlänger preliminär-bokningen t.o.m. måndag så att de kan sova på saken. (Ge dem ett frankerat kuvert med adressen till Överås på). Påminn dem om att de behöver skriva under båda exemplaren och skicka in dem. När du fått kontraktet på posten så skriver du under dem och skickar tillbaka ett kontrakt – så att ni har varsitt exemplar.
- Berätta hur ni gör med fakturan. (och eventuellt annat som de behöver för att kunna sköta sig själva från och med nu)
- Önska en fortsatt trevlig söndag.
Vad gör jag när jag fått in ett underskrivet kontrakt?
- Ta kreditupplysning (om det inte är uppenbart att det är onödigt). Även om vi får förskottsbetalning så vill vi inte ha gäster som inte har för vana att betala sina räkningar eftersom det då inte är säker att vi får täckning för eventuella skador.
- Skicka faktureringsunderlag till ekonomi@time4money.se (se instruktion i mejlet med kontraktsunderlag).
Vad gör jag när jag fått ett meddelande om att fakturan är betald?
Vänta två dagar och kolla sen kontot. Skicka bekräftelse (exempel borde finnas i mail) och bifoga länkar till all information som de fått tidigare + sista nyttigheterna och ”att tänka på” + bord- och stolbeställning. Kod.
Vad gör jag inför festen?
Söndag innan festen kontrollerar vi att vi fått in bordbeställningen.
Bär rätt antal bord och stolar till Nedre salongen (hyresgästerna ska inte veta var möbelförrådet är och har inte tillgång till det). Vi ställer upp två extra 120-bord och åtta stolar snyggt på glasverandan, så om de skulle sakna något så får de ta av dem. I övrigt ska glasverandan vara tom sånär som på rampen.
Kontrollera att allt är rent och fräscht och att inget är skadat. Särskilt låsmekanismen till bordsbenen.
Klartecken till hyresgästen. Påminn om: ”kom ihåg”, sköt er själv. söndag 12.00. Utvärdering (+ konto för återbäring).
Vad gör jag efter festen?
Se checklista feststädning nedan.
Vad gör jag när jag fått in utvärderingen?
Läser den.
Kontrollerar om det är befogat att återbetala 10% alt 20% av hyran i supersmidig-återbäring. I så fall gör vi det.
Maila och tacka så mycket!
Checklista feststädning
Efter festen ställer vi alla bord och stolar på glasverandan – om det inte redan är så att vi vet hur mycket som behövs till nästa fest, då kan man ju lika gärna göra i ordning det direkt.
Gå över lokalerna och kontrollera att ingenting är skadat. Speciellt låsmekanismerna till borden.
Ta ned tejp som sitter kvar. Använd bensin för att ta bort tejp-klister.
Ta ett varv runt huset. Snygga till lite.